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¿Cómo hacer la factura electrónica?

Posted on septiembre 3, 2024

Para hacer una factura electrónica en España, debes seguir una serie de pasos específicos para cumplir con las normativas vigentes, especialmente con la Ley Crea y Crece, que pronto exigirá la facturación electrónica para autónomos y empresas en operaciones B2B. A continuación, te explico cómo hacerlo:

1. Obtener un Certificado Digital

  • Antes de emitir facturas electrónicas, necesitas un certificado digital que acredite la autenticidad y seguridad de tus facturas. Este certificado se obtiene a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o cualquier otra entidad certificadora autorizada.

2. Elegir un Software de Facturación Electrónica

  • Debes seleccionar un software de facturación electrónica que esté homologado por la Agencia Tributaria. Este software se encargará de generar las facturas en formato electrónico (normalmente XML) y garantizará que cumplen con los requisitos legales.

3. Configurar los Datos Fiscales

  • Configura tu software con los datos fiscales de tu empresa: nombre, NIF, dirección, y otros detalles relevantes. Asimismo, deberás ingresar los datos fiscales de tus clientes.

4. Generar la Factura Electrónica

  • Datos del Emisor y Receptor: Incluye los datos fiscales de ambas partes (emisor y receptor).
  • Detalle de la Factura: Añade la descripción de los productos o servicios, cantidades, precios unitarios, impuestos aplicables (como el IVA), y el total a pagar.
  • Número y Fecha de Factura: Asegúrate de que la factura tenga un número único que siga una secuencia y una fecha de emisión.

5. Validación de la Factura

  • El software validará la factura, asegurándose de que cumple con todos los requisitos normativos. Algunos programas permiten enviar la factura directamente a la Agencia Tributaria para su registro.

6. Envío de la Factura

  • Una vez validada, envía la factura al cliente a través de medios electrónicos, como correo electrónico o sistemas de intercambio de datos electrónicos (EDI).

7. Almacenamiento

  • Debes conservar una copia de la factura durante el periodo que establece la ley, que es de al menos 6 años. El almacenamiento puede realizarse en formato digital, lo que facilita la gestión y consulta futura.

8. Gestión del Estado de las Facturas

  • Es posible que tengas que comunicar el estado de la factura a la Agencia Tributaria (por ejemplo, si ha sido pagada o rechazada) como parte de las nuevas obligaciones de facturación electrónica.

Consideraciones Especiales

  • La facturación electrónica será obligatoria para operaciones B2B, y no para ventas a particulares, salvo que se acuerde lo contrario. A partir de 2026, esta obligación se extenderá a todos los autónomos y pymes.

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